Un organizador de eventos es una persona que se encarga de planificar, coordinar y ejecutar todo lo necesario para que un evento salga bien. Para ello, necesita contar con una serie de proveedores que le ayuden a cubrir las diferentes necesidades del evento, como el lugar, la comida, el sonido, la decoración, etc.
Los proveedores que necesita un organizador de eventos
Dependen del tipo y la magnitud del evento que se quiera realizar. No es lo mismo organizar una boda que un congreso o un concierto. Sin embargo, hay algunos proveedores que son comunes a la mayoría de los eventos y que se pueden clasificar en las siguientes categorías:
- Proveedores de espacios: son los que ofrecen el lugar donde se va a realizar el evento, ya sea un salón, un hotel, un auditorio, un parque, etc. El organizador de eventos debe elegir el espacio adecuado según el número de asistentes, el presupuesto y el estilo del evento.
- Proveedores de catering: son los que se encargan de proporcionar la comida y la bebida para el evento. El organizador de eventos debe seleccionar el menú más apropiado según las preferencias y las restricciones alimentarias de los invitados, así como el tipo de servicio (buffet, cóctel, banquete, etc.).
- Proveedores de audiovisuales: son los que se ocupan de instalar y operar los equipos de sonido, iluminación y proyección para el evento. El organizador de eventos debe contratar los servicios necesarios según las actividades y las presentaciones que se vayan a realizar en el evento.
- Proveedores de decoración: son los que se dedican a ambientar y adornar el espacio del evento con elementos como flores, globos, telas, carteles, etc. El organizador de eventos debe definir el tema y el color del evento y coordinar con los proveedores la decoración más acorde.
- Proveedores de entretenimiento: son los que ofrecen actividades lúdicas y artísticas para amenizar el evento, como música en vivo, DJ, animadores, magos, etc. El organizador de eventos debe contratar los espectáculos más adecuados según el público y el objetivo del evento.