¿Te gustaría saber qué se hace en una agencia de eventos?
En este artículo te lo explicamos de forma sencilla y por pasos. Una agencia de eventos es una empresa que se dedica a planificar, organizar y ejecutar eventos para diferentes clientes, ya sean particulares, empresas o instituciones. Los eventos pueden ser de diversos tipos, como sociales, culturales, corporativos o deportivos, y tienen distintos objetivos, como celebrar, entretener, educar, promocionar o comunicar.
Los pasos que se siguen en una agencia de eventos son los siguientes:
- Análisis del cliente y del evento: la agencia se reúne con el cliente para conocer sus necesidades, expectativas, presupuesto y público objetivo. También se define el tipo, el tema, la fecha, la duración y el lugar del evento.
- Diseño creativo del evento: la agencia propone al cliente una idea original y atractiva para el evento, que refleje su imagen y su mensaje. Se elabora un guion o un programa con las actividades y los contenidos que se desarrollarán en el evento.
- Búsqueda y contratación de proveedores: la agencia selecciona y negocia con los proveedores que se encargarán de los diferentes servicios del evento, como el catering, el transporte, el alojamiento, el material audiovisual, la decoración, la iluminación, el sonido, la seguridad, etc.
- Gestión de recursos humanos: la agencia coordina al equipo de profesionales que participará en el evento, como los artistas, los ponentes, los animadores, las azafatas, los fotógrafos, los periodistas, etc. También se encarga de la formación y la motivación del personal.
- Comunicación y difusión del evento: la agencia diseña e implementa una estrategia de comunicación y marketing para dar a conocer el evento y atraer al público objetivo. Se utilizan diferentes canales y herramientas, como las invitaciones, las redes sociales, la página web, la prensa, etc.
- Ejecución y supervisión del evento: la agencia se ocupa de que todo salga según lo previsto el día del evento. Se coordina con los proveedores y el personal, se resuelven los imprevistos y se garantiza la calidad y la satisfacción del cliente y de los asistentes.
- Evaluación y seguimiento del evento: la agencia mide los resultados y el impacto del evento mediante diferentes indicadores y técnicas. Se recoge la opinión del cliente y de los asistentes mediante encuestas o entrevistas. Se elabora un informe final con las conclusiones y las recomendaciones para futuros eventos.
- Las tareas de una agencia de eventos son muy variadas y dependen del tipo de evento y del cliente. Algunas de las tareas más comunes son:
- Consultoría: la agencia de eventos asesora al cliente sobre el concepto, el diseño, el presupuesto, el lugar, el catering, los invitados, los medios de comunicación y otros aspectos del evento.
- Desarrollo del concepto: la agencia de eventos crea el concepto del evento basándose en los objetivos y los deseos del cliente, y lo presenta en un documento o una propuesta.
- Organización: la agencia de eventos se encarga de contratar y coordinar a todos los proveedores y profesionales necesarios para el evento, como el lugar, el catering, la decoración, la iluminación, el sonido, la fotografía, el vídeo, los artistas, las azafatas, etc.
- Ejecución: la agencia de eventos supervisa el montaje, el desarrollo y el desmontaje del evento, asegurándose de que todo salga según lo previsto y resolviendo cualquier imprevisto que pueda surgir.
- Relaciones públicas: la agencia de eventos gestiona la comunicación y la difusión del evento, tanto antes como durante y después del mismo, a través de los medios de comunicación, las redes sociales, las invitaciones, las acreditaciones, etc.
- No tienes que hacer esto tu , entra al siguiente enlace y nos encargamos de que todo tu evento sea un éxito dale clic aquí